ACCOUNTING DEBT SYSTEM (SISTEM AKUNTANSI UTANG)

SISTEM AKUNTANSI UTANG

1. Prosedur Pencatatan Utang

Prosedur pencatatan utang adalah prosedur sejak utang/kewajiban perusahaan timbul sampai denganpencatatannya dalam perkiraan/rekening utang. Utang muncul karena adanya pembelian barang atau jasa secara kredit. Karena itu sistem akuntansi utang sangat terkait dengan prosedur pencatatan utang dan prosedur distribusi pembelian.

2. Prosedur Pencatatan Utang Sistem Pemerosesan Transaksi Pembelian

Sistem transaksi pembelian bertujuan untuk memastikan bahwa semua pemesanan dilakukan berdasarkan kebutuhan, barang pesanan diterima dalam kondisi yang baik, barang yang diterima masuk gedung dalam keadaan lengkap, pembelian tersebut dicatat dan diklasifikasikan secepatnya dan secara akurat, dan pengurangan utang akan diterima untuk barang yang diretur atau dijual kembali.

3. Sistem Retur Pembelian

Sistem retur pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengembalian barang yang sudah dibeli kepada pemasok. Karena adanya ketidakcocokan dengan spesifikasi yang tercantm dalam surat order pembelian, barang mengalami kerusakan dalam pengiriman yang dijanjikan oleh pamasok.

Fungsi yang terkait

Fungsi yang terkait dalam sistem retur pembelian adalah:

1. Fungsi Gudang

Bertanggung jawab untuk menyerahkanbarang kepada fungsi pengiriman, seperti yang tercantum dalam tembusan memo debet yang diterima dari fungsi pembelian.

2. Fungsi Pembelian

Bertanggungjawab untuk mengeluarkan memo debet untuk retur pembelian.

3. Fungsi Pengiriman

Bertanggung jawab untuk mengirimkan kembali barang kepada pemasok sesuai perintah retur pembelian dalam memo debet yang diterima dari fungsi pembelian.

4. Fungsi Akuntansi

Bertanggung jawab untuk mencatat:

a. Transaksi retur penjualan dalam jurnal retur pembelian atau jurnal umum.

b. Berkurangnya harga pokoko persediaan karena retur pembelian dalam kartu persediaan

c. Berkurangnya utang yang timbul dari transaksi retur pembelian dalam arsip bukti kas keluaryang belum dibayar atau dalam kartu utang.

Dokumen yang digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem retur pembelian adalah:

1. Memo Debit

Merupakan formulir yang diisi oleh fungsi pembelian yang memberikan otorisaso bagi fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali barang yang telah dibeli oleh perusahaan dan bagi fungsi kauntansi untuk mendebit rekening utang karena transaksi retur pembelian.

2. Laporan Pengiriman Barang

Dokumen ini dibuat oleh fungsi pengiriman untuk melaporkan jenis kuantitas barang yang dikirimkan kembali kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian dalam memo debet dari fungsi pembelian.

Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi retur pembelian:

1. Juranl Retur Pembelian Atau Penjulan Umum

Digunakan untuk mencatat transaksi retur penjualan yang mengirangi jumlah persediaan dan utang dagang.

2. Kartu Persediaan

Digunakan untuk mencatat berkurangnya harga pokok persediaan karena dikembalikannya barang yang telah dibeli kepada pemasok

3. Kartu Utang

Digunakan untuk mencatat berkurangnya utang kepada debitur akibat pengembalian barang.

Jaringan prosedur yang membentuk sistem retur pembelian

1. Prosedur Perintah Retur Pembelian

Retur pembelian terjadi atas perintah fungsi pembelian kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali barang yang telah diterima oleh fungsi pengiriman (dalam sistem akuntansi pembelian). Dokumen yang digunakan adalah memo debit.

2. Prosedur Pengiriman Barang

Fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian yang tercantum dalam memo debit.

3. Prosedur Pencatatan Utang

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan retur pembelian dan menyelenggarakna pencatatan berkurangnya uutang dalam kartu utang atau mengarsipkan dokumen memo debet sebagai pengurangn utang.

Unsur pengendalian intern

Organisasi

1. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi

2. Transaksi retur pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi pembelian, fungsi akuntansi yang lain. Tidak ada transaksi retur pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut.

Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan

3. Memo debet untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian

4. Laporan pengiriman barang untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pengiriman barang.

5. Pencatatan berkurangnya utang jarena retur pembelian didasarkan pada memo debet yang didukung dengan laporan pengiriman barang.

6. Pencatatan kedalam jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi.

Praktik yang sehat

7. Memo debit untuk retur bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh fungsi pembelian.

8. Laporan pengiriman barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh fungsi pengiriman.

9. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar.

Prosedur pencatatan utang

Ada dua prosedur pencatatan utang:

Account payable procedure

Dokumen yang digunakan dalam account payable procedur adalah:

a. Faktur dari pemasok

b. Kuwitansi tanda terim auang yang ditandatangani oleh pemasok atau tembusan pemberitahuan (remittance advice) yang dikirim pemasok, yang keterangan untuk pembayaran tersebut dilakukan.

Catatan akuntansi yang digunaan dalam account payable procedure adalah:

a. Kartu Utang, digunakan untuk mencatat mutasi dan saldo utang kepada tiap kreditur.

b. Jurnal pembelian, digunakan untuk mencatat transaksi pembeian

c. Jurnal pengeluaran kas, digunaakn untuk mencatat transaksi pembayaran utang dan pengeluaran kas yang lain.

Prosedur pencatatan utang dengan account payable procedure adalah sebagai berikut :

Pada saat faktur dari pemasok telah disetujui untuk dibayar :

1. Faktur dari pemasok dicatat dalam jurnak pembelian

2. Informasi dalam jurnal pembelian kemudian di posting ke dalam kartu utang diselenggarakan untuk setiap kreditur.

Pada saat jumlah dalam faktur dibayar :

3. Cek dalam jurnal pengeluaran kas

4. Informasi dalam jurnal pengeluaran kas yang bersangkutan dengan pembayaran utang diposting kedalam kartu utang.

Voucher payable procedures

Dokumen yang digunakan dalam voucher payable procedures adalah:

Bukti kas keluar:

Formulir ini mempunyai tiga fungsi :

1. Sebagai surat perintah kepada bagian kas untuk melakukan pengeluaran kas sesuai yang trcantum didalamnya.

2. Sebagai pemberitahuan kepada kreditur mengenai tujuan pembeyarannya (sebagai remittance advice).

3. Sebagai media untuk dasar pencatatan utang dan persediaan atau distribusi lain

Catatan akuntansi yang digunakan dalam voucher payable procedures adalah sebagai berikut:

1. Register bukti kas keluar (voucher register)

2. Register cek (check register)

Prosedur pencatatan utang dengan voucher payable procedures dapat dibagi menjadi berikut:

1. One-Time Voucher Procedures

One-time voucher procedures dibagi menjadi dua bagian yaitu:

a. One-time voucher procedures dengan dasar tunai (cash basis)

Dalam procedure ini, faktur yang diteima oleh fungsi akuntansi dari pemasok disimpan dalam arsip sementara menurut tanggal jatuh temponya.

b. One-time voucher procedures dengan dasar waktu (accrual basis)

Dalam prosedur ini, pada saat faktur diterima oleh bagian utang dari pemasok langsung dibuatkan bukti kas keluar oleh bagian utang, yang kemudian atas dasr dokumen ini dilakukan pencatatan transaksi pembelian dalam register bukti kas keluar (voucher register).

2. Build-Up Voucher Procedures

Dalam prosedur ini, satu set voucher dapat digunakan untuk menmpung lebih dari satu faktur pasok. Dalam prosedur ini, arsip bukti kas keluar yang belum dibayar merupakan catatan utang yang diselenggarakan atas dasar wktu (accrual basis)

Nota/Faktur/Invoice

Nota/Faktur adalah tagihan yang menunjukkan jumlah yang harus dibayar oleh pembeli kepada penjual. Tidak ada bentuk standar atau gaya faktur dan karena itu dapat dirancang sesuai dengan persyaratan dari penjual. Hal ini dapat disiapkan dalam tiga atau lebih salinan seperti yang dipersyaratkan oleh pihak yang bersangkutan. Faktur dapat dikirimkan bersama dengan barang atau di kemudian hari. Ketika kas dibayar di counter toko maka memo kas dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli.

Beberapa uraian isi dr sebuah Nota dan Faktur :
1. Faktur berisi item utama sebagai berikut: -
2. Nama dan alamat penjual.
3. Nama dan alamat pembeli.
4. Deskripsi barang yaitu kuantitas, kualitas, berat, ukuran, dll
5. Nilai barang, diskon sedikit, jika ada.
6. Jumlah bersih yang harus dibayar oleh pembeli.
7. Syarat dan ketentuan pembayaran.
8. Negara asal (dalam kasus perdagangan ekspor)
9. Modus transportasi.
10. Ongkos angkut.
11. Premi asuransi.
12. Bill of Lading atau Nomor Railway Receipt.
13. Tanda tangan penjual.
14. Tanggal barang dikirim.
15. E. & O.E. (Kesalahan dan Kelalaian diharapkan).
16. Setiap rincian lain, jika diperlukan.

Fungsi Faktur adalah sebagai berikut: 
1. Pembeli datang untuk mengetahui tentang jumlah yang harus dibayarkan kepada penjual.
2. Dia dapat memeriksa harga faktur terhadap kutipan / harga proforma invoice. Jika perbedaan apapun dia bisa mengatasinya dengan penjual.
3. Nota membantu pembeli untuk memperbaiki harga untuk dijual kembali.
4. Faktur membantu pembeli untuk memverifikasi barang aktual yang diterima.
5. Nota membantu untuk mempersiapkan nota debet atau nota kredit.
6. Nota dapat digunakan sebagai bukti di pengadilan.
7. Faktur memfasilitasi penjual dalam mengecek total volume penjualan dan memverifikasi keseimbangan saham.
8. Nota memungkinkan pembeli untuk membuat entri dalam pembukuan.
9. Nota memungkinkan penjual untuk membuat entri yang diperlukan dalam buku penjualan dan jumlah pelanggan buku.
10. Nota membantu pembeli untuk mengetahui tanggal jatuh tempo tepat pembayaran kepada penjual.

FUNGSI LAPORAN KEUANGAN

FUNGSI LAPORAN KEUANGAN

Laporan keuangan adalah hasil dari proses akuntansi yang disebut siklus akuntansi. Laporan keuangan menjunjukkan posisi sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan selama satu periode. Selain itu laporan keuangan juga menunjukkan kinerja keuangan perusahaan yang ditunjukkan dengan kemampuan perusahaan dalam menghasilkan pendapatan dengan sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan.
Investor : Mempunyai kepentingan di dalam mengetahui potensi modal yang ditanamkannya untuk memberikan pendapatan.
Kreditur : Berkepentingan dalam pemberian pinjaman terhadap perusahaan dan jaminan kepastian pengembalian pinjaman/kredit.
Pemerintah : Berkepentingan di dalam penentuan beban pajak yang harus dibayar. (Khususnya instansi pajak)
(Sofyan Syafri; 2001; 24)

Laporan keuangan digunakan dalam pengambilan keputusan ekonomi yang berkaitan dengan perusahaan dalam perencanaan, koordinasi dan pengendalian jalannya operasi perusahaan disamping sebagai alat untuk mempertanggungjawabkan pengelolaan perusahaan yang diserahkan kepadanya kepada pemilik dan pihak-pihak lain yang berkepentingan.
(Daniel Syam; 2001 ; 2)

Jadi, laporan keuangan berguna untuk menunjukkan status pendapatan
perusahaan dalam kurun waktu tertentu, yang pada umumnya disusun untuk memberikan informasi keuangan perusahaan yang berupa aktiva (perubahan), laba rugi, kewajiban suatu perusahaan dll.

TUJUAN LAPORAN KEUANGAN
Investor atau pemilik atau penanam modal (pada perusahaan berbentuk Perseroan Terbatas sering disebut Pemegang Saham) mempunyai kepentingan di dalam Laporan Keuangan suatu perusahaan.
1-Mengetahui potensi modal yang ditanamkannya untuk memberikan pendapatan.
2-Pemerintah mengetahui laporan keuangan perusahaan untuk penentuan beban pajak yang harus dibayar.
3-Mengetahui informasi stabilitas dan profitabilitas perusahaan.
4-Mengetahui informasi mengenai kecenderungan (trend) dan perkembangan terakhir kekayaan atau kemakmuran perusahaan serta rangkaian aktivitas bisnisnya.
(Budi Rahardjo; 2002; 2)

Tujuan laporan keuangan dapat dibagi 2 (APB Statemnet.No.4 AICPA) yaitu :
1. Tujuan Umum
Laporan keuangan menyajikan laporan posisi keuangan perusahaan, hasil usaha,dan perubahan posisi keuangan sesuai prinsip akuntansi.
2. Tujuan Khusus
Laporan keuangan memberikan informasi tentang kekayaan, kewajiban, kekayaan bersih, proyeksi laba, perubahan kekayaan dan kewajiban, serta informasi lainnya.
Prinsip Akuntansi Indonesia menyatakan bahwa tujuan laporan keuangan itu adalah:
1. Untuk memberikan informasi keuangan yang dapat dipercaya mengenai aktiva dan kewajiban serta modal suatu perusahaan.
2. Untuk memberikan informasi yang dapat dipercaya mengenai perubahan dalam aktiva netto (aktiva dikurangi kewajiban) suatu perusahaan yang timbul dari kegiatan usaha dalam rangka memperoleh laba.
3. Untuk memberikan informasi keuangan yang membantu para pemakai laporan didalam menaksir potensi perusahaan dalam menghasilkan laba.
4. Untuk memberikan informasi penting lainnya mengenai perubahan dalam aktiva dan kewajiban suatu perusahaan, seperti informasi mengenai aktivitas pembiayaan dan investasi.
5. Untuk mengungkapkan sejauh mungkin informasi lain yang berhubungan dengan laporan keuangan yang relevan untuk kebutuhan pemakai laporan, seperti informasi mengenai kebijakan akuntansi yang dianut perusahaan.Jadi,tujuan laporan keuangan pada perusahaan adalah :

l-Mengetahui informasi stabilitas dan profitabilitas perusahaan.
2-Laporan keuangan memberikan informasi tentang kekayaan, kewajiban,
kekayaan bersih, proyeksi laba, perubahan kekayaan dan kewajiban, serta informasi lainnya.
3-Memberikan informasi keuangan yang membantu para pemakai laporan
didalam menaksir potensi perusahaan dalam menghasilkan laba.
4-Memberikan informasi keuangan yang dapat dipercaya mengenai aktiva
dan kewajiban serta modal suatu perusahaan.

(Budi Rahardjo;2002;2-4)

Jadi, tujuan laporan keuangan adalah memberikan informasi yang berupa laporan keuangan perusahaan secara lengkap, dimana laporan keuangan itu harus dapat menunjukkan posisi keuangan perusahaan, hasil usaha, dan perubahan posisi keuangan sesuai prinsip akuntansi yang pada intinya diharapkan dapat menunjukkan posisi dan potensi modal,kewajiban, aktiva, pendapatan dan beban, serta laporan keuangan. Yang pada akhirnya dapat dipakai oleh pihak perusahaan dalam menentukan kebijakan-kebijakan tertentu.

Petty Cash

Pengertian Kas Kecil (Petty Cash)

Kas kecil atau petty cash adalah uang tunai yang di sediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonimis bila dibayar dengan cek.

Pengelolaan kas kecil di serahkan kepada pemegang kas kecil yang bertanggungjawab terhadap yang diambil dari dana kas kecil. Pengelola dana kas kecil tidak berhak menerima pembayaran dari pihak luar atau dana yang di kelola hanya yang di terima dari pemegang kas besar atau kas umum.

Metode pencatatan kas kecil

Pengelolaan dana kas kecil dilakukan dengan 2 metode pencatatan yaitu :

1. Sistem dana tetap (impress fund system)

Adalah besarnya dana kas kecil (petty cash) selalu tetap sebesar batas dana kas kecil yang telah ditentukan jadi bila jumlah kas kecil susah berkurang karena melakukan pembayaran maka pada akhir periode pengelola kas kecil akan meminta pengisian kembali kas kecilnya sejumlah uang yang sudah dikeluarkan sehingga uang dana kas kecil kembali seperti semula. Pada waktu meminta pengisian kembali pengelola dana kas kecil menyerahkan bukti pengeluaran dan menerima cek sebesar jumlah yang telah di keluarkan.

2. Sistem dana tidak tetap (fluctuation fund system)

Adalah pembukaan dana kas kecil dengan sistem dana tidak tetap dapat dilakukan dengan cara yang sama seperti pembentukan dana pada sistem dana tetap